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| 无锡杰夫电声有限公司ERP项目应用案例 [应用解决方案] |
| 厂商资料 |
| 2005-6-26 12:55:00 文/ |
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直面成长的烦恼
无锡杰夫电声有限公司是一家专业从事电声产品开发和制造的民营股份制企业。主要产品包括：彩电、音讯、通讯、汽车用四大系列扬声器以及各类多媒体音响设备。从1998年成立到现在，杰夫电声的规模翻了数倍，综合实力也与日俱增。与中国绝大多数成长性企业一样，杰夫电声在快速发展轨道上也遭遇了管理水平与发展速度之间的矛盾。此时的杰夫电声知道，当企业成长到一定规模的时候，企业必需经历从“创业””到“守业”，从“经营”到“管理”，从“做正确的事”向“正确地做事”的转换。如果企业不及时将创业时期即兴、随机、无序的内部管理转变为科学、规范的管理，必然会遭遇成长的上限。为了夯实企业各项管理基础，为长远发展铺平道路，杰夫电声确立了“以信息化推动管理变革”的目标。
经过慎重考虑和周密选型，企业最终确立金思维公司为其信息化建设的合伙伙伴，采用JSERP、JSOA系统全力推进企业管理变革。
全力以赴推进项目
考虑到ERP实施工作量大，任务重，涉及的部门多，企业决定以JSOA系统为突破口，在JSOA成功上线后，再全力以赴推进JSERP的实施。期间，企业应用人员、实施维护人员、软件服务商通力合作，使整个项目得以顺利进行。
(1)至上而下的实施小组
企业成立了以蒋正祥总经理为组长的信息化工作领导小组，明确了财务、采购、销售、生产、质量、人事等模块的实施负责人、实施人员及关键用户。此外，金思维也成立了由项目经理、咨询顾问、实施顾问组成的咨询小组，指导项目实施。
(2) 制定和完善各项规章制度
企业制定了一系列的规章制度，包括ERP项目联络员制度、ERP档案管理制度、ERP项目会议制度、ERP系统操作规范等。另外，为鼓励员工的积极性和创造性，企业还设立了ERP项目“实施奖励基金”。
(3)加强数据安全管理
随着投入应用的子系统越来越多，系统的数据量迅速增长，对数据的安全性提出了更高要求。项目组不断完善数据备份策略和管理制度，并指定专人负责日常数据备份管理工作。
(4)用心思考，提出更高的管理要求
系统投入使用后，如果仅仅以过去手工管理或孤立子系统的要求进行运行，将不能充分发挥其作用。所以，项目组通过积极探讨，充分利用ERP系统强大的信息挖掘能力，提出更多、更高的管理要求，实现了过去想做但难以做到的事情。
(5)重视企业信息标准化工作
企业集中了大量的人力、物力，前后化了几个月时间对基础数据尤其是物料数据和产品BOM数据进行了整顿，收到了很好效果。
(6)加强人员培训
凡是涉及到信息化系统的管理人员和业务人员，均分期、分批参加培训。
管理效益今昔对比
(1) 销售业务
产品报价
存在问题：报价过程中存在一定的随意性；手工管理模式下，核算产品材料成本工作量大，特别是当产品结构比较复杂的情况下很容易出错；各种原材料的最新进价不能及时反馈到销售部，导致核算出的产品材料成本与市场的实际成本有偏差；报价前没有充分了解其他竞争对手的相同产品价格，缺少横向比较。
管理改进：JSERP支持标准成本体系，通过对报价产品的制造成本过程的模拟，快速准确得到结果。在报价时，除了考虑企业本身的成本外，还结合行业的价格标准和其他竞争对手的价格情况。
(2)采购业务
采购催货
存在问题：为了不影响正常生产，企业需要提前知道所订货物是否已经到达？何时到达？何时催货？但在手工管理方式下，采购催货工作烦琐且容易疏漏，特别是音响等产品结构复杂，涉及零部件较多的产品，疏漏现象突出。
管理改进：JSERP系统提供采购催货功能，可以对采购计划已经下达，但还没有到货或者还没有完全到货的采购订单进行查询，并可直接打印采购催货单向供应商催货。同时，系统提供采购催货预警功能，可以对最近几天内应该到货的采购订单进行预警，提前向供应商催货，从而避免人工方式下可能出现的遗漏。
供应商管理
存在问题：供货时间直接影响到企业的生产计划，供货质量将影响产品质量和企业信誉，所以加强供应商管理对提高企业的管理水平非常重要。以前，杰夫一般只记录了供应商的基本信息(如联系人、联系方式等)，没有把供应商的交货期、质量、价格等因素进行分类比较，缺乏严格的供应商资格评审管理体系。
管理改进：在JSERP系统，除了记录供应商的常规信息外，还对供应商进行分类管理，并定期根据供货商的到货/供货的及时性、供货质量等情况进行统计分析，其结果作为对供应商资格进行资格评审的依据。同时，企业根据供应商的到货/供货的及时性、供货质量等情况综合考虑规定了每个供应商在采购中所占的采购比例，保证优质供应商的采购量，进而保证产品质量。
采购计划
存在问题：企业主要有两种采购计划：一种是通用件。仓库中设有安全库存，由采购计划员检查库存数量，当库存数量低于安全库存时补充库存；一种是专用件，主要根据生产配套部的生产任务单和工艺部的产品结构计算出需求数量，并结合该原材料的库存数量，决定具体的采购数量。通用件的库存数量需要不断检查，手工管理工作量大，难免出现疏漏。计划员看到的库存数量报表不及时，计算结果很容易与实际的需求数量产生偏差。而且，仓库管理员在统计库存数量时是根据仓库的实有数量，但有些物料可能已经被预留给某个加工任务，还没有被领出去，造成计划数量的不准确。
管理改进：JSERP系统中提供了库存高低限预警，提醒有关人员存在库存积压或者需要制定采购计划。系统自动根据产品结构、生产数量、库存数量计算出原材料的采购需求数量，大大减轻了计划员的工作量。同时，系统在做采购计划时，自动考虑已经预留但还没有领料的部分，采购计划更加准确。
(3)财务管理
会计核算
存在问题：虽然财务部已使用商品化财务软件，实现了财务电算化，但许多账务仍是手工处理。不仅造成大量的重复劳动，而且不能满足财务数据的及时性和准确性需求。
管理改进：财务报表、数据分析均可以通过JSERP系统直接进行，不仅大大减少财务人员的记账、算账时间，而且可以为企业领导提供高质量的财务数据。应用JSERP系统后，企业真正实现了从“事后核算”的传统会计向“事中控制”的管理会计的转变。
成本核算
存在问题：目前，扬声器行业已经属于微利行业，竞争激烈。准确的产品明细成本信息便于对产品盈利情况进行细分，从而指导产品发展、开拓方向。成本不仅可以反映企业的内部管理水平，而且也可以作为企业对外报价、签订合同和人员考核评定的依据。以前，由于手工会计核算的局限性，成本核算比较粗糙，只是进行成本总额的归集和结转，没有核算到每一个产成品的实际成本。成本核算不具体、不及时，成本分析便无从做起，不能合理分析和控制成本。
管理改进：通过JSERP系统中的成本核算功能，实现了企业的品种法成本核算，可以清楚的了解每种产品的毛利率为多少？某个产品的成本是多少？所有产品中那个产品对企业的利润贡献最大？某个产品的盈亏平衡点在哪儿？详细的成本分析，为采取措施降低产品成本，进一步提高企业产品的市场竞争力奠定了基础。
固定资产管理
存在问题：企业的固定资产台帐设置不清晰，查询帐薄也不方便，手工方式下月末计算固定资产折旧的工作量比较多。而且，随着企业资产的增加，计算量越来越大。
管理改进：企业整理出准确固定资产台帐，按企业资产情况设置适宜的资产类别、资产目录、折旧年限、残值率等。JSERP固定资产系统自动计提固定资产折旧，并对固定资产的增减业务进行帐务处理，实现了对固定资产的静态与动态管理。
(4)生产管理
生产计划数量
存在问题：生产过程中难免会产生废品，为了确保最终生产入库产品能满足客户订单需求量，企业编制的生产计划数量时根据销售订单数量加上一定数额，以确定此次产品的投入量。这样处理带有一定的人为因素。
管理改进：按销售订单数量编制生产订单数量，并在制定产品配套明细表 (BOM)时对每种材料给出一定的损耗率。在BOM中考虑损耗率的好处在于可以制定考核机制：如果生产订单的最终材料消耗量小于给定的定额可以对其奖励，适时调整BOM，使之更合理化。对于超过BOM领料的部分需要由领导审批，然后分析原因，确实属于车间管理不当的需进行处罚。这样能调动车间人员的积极性，主动控制生产过程中的原材料使用量。
生产计划完工时间
存在问题：企业编制生产计划时不能确切知道每个车间(加工中心)每天的具体负荷，只是凭经验知道车间每天大概的产量，然后根据销售订单交货期编制每天的生产计划。由于车间必须做完每天订单量，因此加班经常发生。
管理改进:企业在JSERP系统中编制生产计划时，充分考虑了加工中心能力及负荷平衡，排出的生产计划更加合理，而且速度很快。在保证交货期的情况下，企业加班次数减少了，工作效率提高了。
生产领料
原有问题：目前，限额生产领料部分是由仓库保管员根据随工单配送物料到生产车间，非限额领料部分是由车间人员直接到仓库申请领料。企业领料过程随意性较大，也无法进行领料用量的考核。
管理改进：通过JSERP系统，对定额领料与非定额领料用量均可以进行考核控制：对于限额(比如硬件)的生产领料，由车间人员根据生产订单开定额领料通知单，仓库凭定额领料通知单发料给车间人员，实现了生产领料的事先控制；对于非限额的生产领料，由生产线长根据车间使用情况开非限额领料单申请领料，仓库保管员根据非限额领料单发料，每个生产订单完工入库时系统自动按BOM扣减用量，月底通过盘点车间库存量算出本月实际耗用量，实际耗用量与按BOM算出的耗用量对比，其差异用来考核车间人员。
(5)仓储管理
存在问题：仓库保管员除每天记录实物收发台帐外，月末还要做数量金额帐，记账重复;由于记账口径不一致，导致两套帐即使在月末也不一致。财务部的金额帐不能很好地对实物帐进行监督，防范库存风险；而且，数量金额帐只有到月末才能做出来，平时不能反映存货资金占用、流转等情况，不能满足财务对库存资金的实时把握，发挥不了财务管理的“事中控制”作用。
管理改进：将两套帐是合二为一，报给计划生产部门的是实时的实物帐，报给财务部门的是数量金额帐。在JSERP系统中，不仅可以得到实时的实物帐，而且也可以随时查出相应的库存资金信息、采购价格等数据，供决策层开展工作时参考。
企业管理水平的提高不仅体现在宏观方面，而且在具体的经济效益数据中得以体现。
项目实施体会
实施ERP前后，企业各方面管理就如同汽车与火车之间的差别。与汽车相比，火车速度快、运输量大、准时、不会堵车，安全性好。实施ERP后，业务流程清晰，整个企业的管理效率显著提高，基本杜绝了部门之间推委拖拉和“管理堵车”现象。以前，客户信息及技术资料等还是手抄笔录，有些还分散在销售人员和技术人员手中。现在，所有业务处理过程及结果均可以在ERP中得到反映，避免了由于人员流动给企业发展带来的潜在危害，管理安全性加强。以前，虽然企业制订了各项管理规范，但由于缺乏有效的约束机制，业务流程不固化，不按照规章制度办事的情况时有发生。实施ERP后，实现了管理的透明性、规范化。正如汽车行驶路线随意性很大，而火车必须沿着相应的轨道行驶。火车一节节车厢相当于企业的各个部门，环环相扣，彼此约束。通过实施ERP，大家充分认识到业务之间的关联性，学会了从全局角度考虑问题，改变了以往只从本部门利益出发，忽视企业整体利益的现象。
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