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| 锐翔协同OA系统大中型企业解决方案 [企业解决方案] |
| 锐翔 |
| 2005-8-9 9:08:00 文/ |
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前言
随着经济建设的持续发展和知识经济模式的到来，国内企业正以一种前所未有的热情来致力于企业内部管理素质与效率的提高工作，办公自动化作为信息化手段的一个重要环节，也被要求更好更深入的解决问题，达到更多目标。在这些新形势下，办公自动化系统走进了协同时代。
首先，其应用背景由单纯地模拟手工办公环境的运用，向一个要求更高的协同工作环境转化，其环境必须为用户提供一个打破部门界限的网络互动式办公作业环境;
其次，办公自动化的理念有了新的定义，由原先作为行政办公信息化服务的概念，逐步扩大延伸到企业的各项业务管理环节，成为了企业运营信息化和数字化的一个重要平台;
再次，其外延部分得到了迅速的扩展，其中对知识管理的要求明显提高。传统的办公自动化软件的核心业务是基于收发文等业务管理，辅以周边信息管理为基础建立的，然而这种运作模式并不能适应现代企业对快速增长的大量业务及技术信息知识管理。广大企业对办公自动化的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势，并可以管理企业运作知识的软件平台，利用该平台快速建立自己的信息网络和协同办公系统。
锐翔科技在多年实施过程中了解到大中型企业由于其自身特点对OA系统的要求较高。大中型企业组织机构复杂、用户众多、流程复杂;各类应用软件系统负载大，数据量大;最重要的，大中型企业有着更高的建设目标，他们希望通过实施OA系统来提升管理水平，提高协作效率，期待实现一个可以不断扩展应用的软件平台而不是一套功能固化的软件。
一.锐翔OA面向大中型企业的解决方案
建设目标
锐翔协同OA系统主要目标是实现一个集成的协同办公环境，让所有工作人员能够利用网络实现协同工作和知识管理。主要包括以下几个方面:
(一) 建立内部协作平台。使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
(二) 建立信息发布平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。
(三) 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，达到可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率的目的。
(四) 实现知识管理。使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。为建立学习型组织打下基础。
(五)辅助办公。就是指实现会议管理、车辆管理、物品管理等日常事务自动化管理。
(六)信息集成。每一个单位都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
(七)实现分布式办公。企业机关单位的地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，能够很好的解决分布式办公的问题。
功能示意图
通过实现上述目标，最终达到节约运营成本，规范单位工作管理，加强协作精神的目的。系统将为员工提供一个协作平台，为领导提供一个决策平台。
二.设计理念
2.1软件设计理念
“既要创造客户价值，又要提供良好的用户体验是锐翔科技的软件设计理念。”
创造客户价值是指企事业单位等作为客户采用了这套软件后能提高管理，加快决策，提高效率，带来效益，这是客户选择软件的根本出发点;而提供良好的用户体验:是指软件设计要人性化，方面操作，提供给用户统一简洁的界面，让用户用的明白，操作方便。
有的产品一切从用户的感觉出发，让用户用起来只是简单好玩，而对客户来说没有太多价值。还有一些软件完全面向客户，完全从管理角度出发，但是没有考虑用户的感受和操作，这样软件真正被运用的效率降低，甚至会被抵制。
锐翔一方面强调对用户要好用，满足他的使用习惯和流程，同时要满足客户的成本控制、可管理性以及安全方面的要求，这两方面同时具备是很重要的。有时两者有所冲突，我们采用了种种手段予以解决。比如工作流的设计，按照国际规范，流程提供了与或分支，与或路由等。而这就大大增加了用户操作的复杂性。为此，我们把流程分为简单流程和复杂流程。简单流程满足了多数用户的应用，而又操作简单。复杂流程则满足了部分用户的高级应用。
2.2管理思想
在系统设计中把工作流技术(Workflow)，知识管理思想(Knowledge Management)全面引入，结合国内实际情况，深入浅出的应用于OA系统。作为一套现代化的办公自动化系统所要实现的目标不仅仅是无纸化办公，而是要实现全面的协同工作，还要实现知识管理，为此必须要有先进管理思想来指导。
2.2.1工作流(WORKFLOW)
工作流指的是工作任务在多个人或单位之间的流转。在计算机网络环境下，这种流转实际上将表现为信息或数据在多个人之间的传送。按照工作流管理联盟的定义，工作流指的是"业务过程的部分或全部在计算机应用环境下的自动化"，它所要解决的主要问题是"使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者是促使此目标的实现"。
锐翔协同OA提供了强大的工作流引擎，不仅完全实现了各类收发文管理，并将其应用拓展到其他办公和业务流程。帮助单位规范工作流程。
2.2.2知识管理(KM)
知识管理就是为单位实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径。知识管理型组织能够迅速对外部需求作出反应、精明地运用内部资源预测外部市场的发展方向及其变化。单位面临的最大难题是知识的积累与运用，实现知识共享必须得到领导和全体员工的认同，把学习确定为重点，以促进员工彼此合作来创造性的建设企业。许多成功的知识型的企业都建立了可以实现知识共享的信息平台，都建立了对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制。
锐翔办公自动化系统很好的把知识管理思想融入系统中，多数信息都可分为公共，部门级别，个人级别。除了以多种方式建立知识库外,还提供了挖掘隐形知识的种种方式.
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